Голосовой ежедневник на базе Google и ИИ: личная система управления хаосом заметок и планирования

В начале 2026 года я собрал простую систему, которая очень помогает мне справляться с потоком информации и планированием.

Мне идет седьмой десяток, я инженер‑прототипист и предприниматель. Работа активная, задач много разноплановых и часть хаоса я успешно создаю сам.

Проект делал для себя. Но когда система начала реально помогать, решил поделиться ей с товарищами — особенно с теми, кто пока настороженно относится к искусственному интеллекту и его возможностям.

Проблема

Входящей информации много:

• Мысли

• Техническая информация

• договоренности

• расходы

• идеи

• планы

• здоровье

• итд

Часто важное теряется, или забывается.

Спокойно фиксировать всё вручную, или запоминать у меня не получается:

• не люблю возню и рутину

• активный образ жизни

• и возраст с пост ковидными проблемами конечно, тоже дают о себе знать.

Поэтому я собрал систему, которая превращает голосовой поток мыслей в легко структурируемую базу информации.

Архитектура системы: три опоры

Я выбрал экосистему Google, потому что её сервисы хорошо работают вместе.

Причем бесплатных версий более чем достаточно для этих задач.

В системе три инструмента:

• Google Docs — накопитель «сырья»

• Gemini — быстрые оперативные запросы

• NotebookLM — глубокий анализ и оформление в разнообразном виде(если кто еще на знаком с этим инструментом, убедительно советую познакомиться)

Шаг 1. Собираем хаос в Google Docs.

Главный принцип — максимальная простота фиксации.

В любой момент можно достать смартфон и надиктовать нужное.

На смартфоне я вынес документ на главный экран.

Процесс выглядит так:

• открыть документ

• нажать «редактировать»

• включить микрофон

• наговорить мысль

• выйти из режима редактирования нажав галочку вверху

Можно писать вручную — и на телефоне, и на ПК.

Чтобы ИИ потом легче анализировал текст, я использую голосовые маркеры.

Например:

• дата

• «план»

• «затраты»

• «идея»

• «важно»

• «переговоры»

И обязательно произношу слово «точка», чтобы текст не превращался в одну длинную строку.

Шаг 2. Оперативные вопросы через Gemini

Когда нужно быстро что‑то вспомнить или уточнить, я обращаюсь к Gemini.

Например:

• «Что у меня запланировано на завтра?»

• «Когда встреча с Ивановым?»

• «Какие расходы были на прошлой неделе?»

• «Что я делал 15 февраля и зачем?»

Это быстрый диалог с собственным журналом событий.

Шаг 3. Анализ в NotebookLM

Если Gemini — это оперативный помощник, то NotebookLM — уже аналитика, оформление и представление информации.

Я делаю так:

• создаю блокнот

• подключаю к нему файл ежедневника

• перед анализом каждый раз надо нажимать «Синхронизировать»

После этого можно задавать сложные запросы:

• «Сделай таблицу расходов за неделю»

• «Найди все договоренности с Ивановым»

• «Выдели основные планы на следующий месяц»

• итд итп

ИИ сам находит нужные фрагменты текста и структурирует их.

Безопасность

Нельзя хранить:

• Пароли

• информацию содержащую государственные тайны

• конфиденциальные данные

Обслуживание системы и переход на новый период

Чтобы система не тормозила от большого объёма данных, раз в месяц я делаю «обнуление» в NotebookLM:

• прошу ИИ сделать выжимку месяца

• сохраняю её

• создаю новый файл ежедневника

Получается чистый месяц и чистый блокнот.

Проблемы и ограничения

Система не идеальна.

1. Некоторые сервисы могут иметь региональные ограничения доступа.

2. При голосовом вводе бывают ошибки распознавания. нужно контролировать.

3. Gemini бывает путается, это надо учитывать. Я начинаю новый диалог в котором обсуждаю дела по Ежедневнику в начале месяца, но на месяц его не хватает и лучше менять. Иногда диалог тупит с первых записей и тогда я сразу меню на более толкового.

4. Удобнее записывать новые записи в начале документа, Получается обратная хронология событий. Необходимо предупредить ИИ.

5. я веду еще и обычный ежедневник, мне удобней утром все записать руками а потом согласовать все и внести на диск.

Итоги

Меня часто спрашивали товарищи, люди в возрасте за 50 (сейчас реже конечно)

«Зачем вообще нужен этот ваш искусственный интеллект?»

На примере моего решения:

ИИ помогает:

• собирать и хранить информацию

• не держать всё в голове

• анализировать записи

• представлять в нужном виде

То есть освобождать голову для действительно важных задач.Для кого то, возможно это будет первый шаг, чтобы преодолеть психологический барьер и начать использовать ИИ технологии для решения конкретных задач.

Эта система:

• простая в запуске и эксплуатации

• практически бесплатная

• понятная

• реально работает и дает ощутимый эффект.

Возможности вышеназванных инструментов ИИ необозримо больше чем я использую. Но я сконцентрировался на узкой задаче сбора и хранения информации максимально (с моей точки зрения) удобным способом.

Буду рад услышать ваши методы упорядочивания заметок. Если будут вопросы по системе — пишите в комментариях, попробуем разобрать подробнее.